کاربرد سیستم مدیریت فرآیند (BPM) در مبارزه با فساد اداری

نوشته­ ی پروفسور آوی لئونارد و هانک پرتورویوس

      در ایالات متحده آمریکا، به دلیل ورشکستگی شرکت­هایی مانند انرون (Enron)، ورلد کام (WorldCom)، تایکو (Tyco)، ادلفیا (Adelphia) و گلوبال کراسینگ (Global Crossing)، حاکمیت شرکت­ها به شدت مورد انتقاد قرار گرفته است. تحقیقات نشان داده است که صنایع در ایالات متحده آمریکا به دلیل رفتار غیراخلاقی حدود ۴۰۰ میلیارد دلار درآمد سالانه را از دست می­دهند. علاوه بر این، استعفا و دستگیری مدیران ارشد در ایالات متحده نشان می­دهد که سطح بی­ توجهی مدیریتی و بی­ مسئولیتی شرکت­ها رو به افزایش است که این امر موجب کاهش اعتماد داخلی و جهانی به بازارهای ایالات متحده شده است.

       مثال­هایی از سوء رفتار شرکتی نیز در اروپا یافت شده است. بزرگترین شکست شرکتی در اروپا متعلق به Parmalat است. این شرکت در سال ۲۰۰۳ با یک حفره­ی ۱۴ میلیارد یوروئی در حساب خود فروپاشید. مدیرعامل کالیستو تانزی، که زمانی یک نماد موفقیت نامحدود بود، چند ساعت پس از اعلام ورشکستگی زندانی شد و به تقلب مالی و پولشویی متهم شد. صدها هزار سرمایه گذار پول خود را از دست دادند و هرگز آن را باز نخواهند یافت.

       در آفریقای جنوبی، وضعیت حاکمیت شرکت­ها تفاوت چندانی با وضعیت موجود در اروپا و ایالات متحده ندارد. برای مثال، فروشندگان فناوری اطلاعات متهم به این هستند که اغلب به کارمندان دولتی رشوه می­دهند. بر اساس یک پژوهش^۳، تامین کنندگان عامل اصلی فساد هستند. علاوه بر این، این پژوهش نشان می­دهد که حاکمیت و شفافیت الزامات در حال رشد در بخش دولتی هستند و محققان، متخصصان فناوری اطلاعات را وادار می­سازند تا از آن­ها استفاده کنند، تا از خودشان محافظت کنند. براساس این پژوهش، مدیران اطلاعاتی اصلی (CIOs) نمی­توانند پیشنهادات رشوه خواری از جانب فروشندگان را گزارش دهند، زیرا اثرات بسیاری دارد، مانند ارتباطات سیاسی و ترس از کارکنان بالادستی. بنابراین مبارزه با فساد باید از بالا آغاز شود. باید یک تلاش جمعی صورت گیرد.

       مشکلات حاکمیت شرکتی که در منابع مختلف ذکر شده­اند، مطابق با یافته­های پروفسور مروین کینگ هستند، که کار و تحقیق گسترده­ای در زمینه حاکمیت شرکت­ها، به ویژه در آفریقای جنوبی انجام داده است. به گفته کینگ:

“حاکمیت خوب در مجموع به معنای عدالت، پاسخگویی، مسئولیت و شفافیت در پایه ­ی صداقت فکری خلاصه می­شود.”

       در مارس ۲۰۰۲، کمیته­ی کینگ، گزارش کینگ در مورد مدیریت شرکت برای آفریقای جنوبی در سال ۲۰۰۲ را منتشر کرد (همچنین به “گزارش کینگ ۲” شناخته می­شود). این گزارش سه اصل دیگر برای حاکمیت خوب را مشخص کرد. این اصول عبارتند از نظم، استقلال و مسئولیت اجتماعی. در اواخر، کمیته­ ی کینگ، قانون حاکمیت شرکت­های آفریقایی کینگ در آفریقای جنوبی در سال ۲۰۰۹ و گزارش حاکمیت شرکتی کینگ در آفریقای جنوبی در سال ۲۰۰۹ را منتشر ساخت (که همچنین به “گزارش کینگ ۳” شناخته می شود). این مقالات شامل رهبری و پایداری به عنوان اصول اضافی حاکمیت خوب بودند.

       بر طبق گزارش­های کینگ، حاکمیت بد ناشی از بی­ توجهی به اصول حاکمیت خوب یعنی عدالت، پاسخگویی، مسئولیت، شفافیت، انضباط، استقلال، مسئولیت اجتماعی، رهبری و پایداری است. مهمتر از همه، پایه و اساس این مفاهیم صداقت فکری و کار با حسن نیت و به نفع شرکت است.

       در پاسخ به شکست­های شرکت­های آمریکایی، تغییرات مقرراتی، به عنوان مثال، قانون Sarbanes-Oxley 2002 (SOX) و تغییرات قانونی، برای مثال، دستورالعمل­های مدیریتی برای بورس اوراق بهادار نیویورک (NYSE) و اعلام قیمت خودکار انجمن ملی معامله‌گران اوراق بهادار (NASDAQ)، معرفی شدند. قوانین مشابهی در سایر کشورها در سراسر جهان معرفی شده است: آلمان قانون حاکمیت شرکتی آلمان (Deutsche Corporate Governance Kodex) را معرفی کرد، ژاپن معادل ژاپنی قانون Sarbanes-Oxley را به نام J-SOX معرفی کرد. استرالیا قانون برنامه اصلاحات اقتصادی قانون شرکتی (افشای شرکتی و اصلاح حسابرسی) را در سال ۲۰۰۴ معرفی کرد، که CLERP9 نامیده می­شود. فرانسه قانون امنیت مالی فرانسه (Loi sur la Sécurité Financière) را معرفی کرد و بریتانیا، قانون ترکیبی مدیریت شرکت را توسعه داد (که در اصل از گزارش Cadbury استخراج شده است). با این حال، شک و تردید زیادی وجود دارد. اظهارات معمول عبارتند از:

       “هزینه­ ی انطباق سنگین است، هم از لحاظ زمانی و هم از لحاظ پولی. علاوه بر این، هیئت مدیره و مدیریت به جای کسب و کار بر انطباق متمرکز می­شوند. وظیفه هیئت مدیره یک شرکت تجاری این است که بتواند برای رسیدن به پاداش دست به ریسک بزند و سعی کند ارزش اقتصادی شرکت را بهبود بخشد. اگر هیئت مدیره تمرکز باریک­بینانه بر انطباق داشته باشد، مسئولیت هیئت مدیره نسبت به شرکت و مسئولیت نهایی آن، یعنی عملکرد، ممکن است ریزش کند. (گزارش کینگ ۳، ۲۰۰۹).

       “هزینه انطباق با شرکت­های آمریکایی مطابق با بخش ۴۰۴ قانون Sarbanes-Oxley، که در ارتباط با تأیید کنترل­های داخلی است، از زمان اجرای این قانون در سال ۲۰۰۲، ۲۶۴ میلیارد دلار تخمین زده شده است. هزینه­ های کل اقتصاد ایالات متحده برای انطباق با این قانون بیشتر از مجموع ترکیبی Enron، World Com و Tyco است (گزارش کینگ ۳، ۲۰۰۹).

       “با تکمیل سال دوم انطباق Sarbanes-Oxley، هنوز شکایات بسیاری در مورد هزینه­ های انطباق و سوالات مربوط به ارزش تجاری سرمایه­ گذاری­های مرتبط با Sarbanes-Oxley وجود دارد.” (ولیچتی، اس، پارک، جی، جانگ، اس، لی، اس و تانریوردی، اچ، ۲۰۰۷٫ دیدگاه­های شرکت در مورد ارزش تجاری سرمایه گذاری فناوری اطلاعات در انطباق Sarbanes-Oxley).

       واضح است که پیروی از قوانین و مقررات، پرهزینه و وقت گیر است، باعث تنظیم بیش از حد می­شود و همیشه برای کسب و کار ارزش ایجاد نمی­کند. همچنین هیچ تضمینی وجود ندارد که پیروی از این اقدامات را بتوان اعمال کرد. در واقع، سه سال اول قانون Sarbanes-Oxley در بهترین حالت، یک واکنش بیش از حد به Enron و در بدترین حالت، بی اثر و غیر ضروری بود. بنابراین محققان در دانشگاه علوم پتریشی استفاده از یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) را برای حاکمیت بهتر شرکت به منظور رفع موارد هزینه، زمان و ارزش تجاری فوق ­الذکر پیشنهاد دادند.

       کینگ در کتاب خود تحت عنوان “شهروند سازمانی: حاکمیت برای همه نهادها”، می­گوید که استفاده از فناوری اطلاعات باید برای رسیدن به اداره بهتر و موثرتر شرکت افزایش یابد. کینگ معتقد است که این راه نهایی برای دستیابی به موفقیت حاکمیت شرکتی ۲۴ ساعته در سراسر جهان بدون مرز امروز است. به زبان خود وی:

       “خواسته یا ناخواسته، ما عضو عصر اطلاعات هستیم. فناوری اطلاعات تبدیل به نور غایی در رابطه با شفافیت و حکمرانی شده است. استفاده از فناوری اطلاعات در دنیای کسب و کار نه تنها توانمندساز است، بلکه از اهمیت راهبردی برخوردار است. از طریق این نقش استراتژیک، فراگیر شده است.”

       علاوه بر این فناوری اطلاعات یک عامل تجاری است که از اهمیت استراتژیک برای یک کسب و کار برخوردار شده است و هنگامی که با اهداف کسب و کار سازگار باشد، ارزش مطلوبی را برای کسب و کار فراهم می­سازد. استفاده از فناوری اطلاعات در حاکمیت علاوه بر این تبدیل به یک راه محبوب برای اطمینان از پاینبدی به قانون شده است.

       اگر چه رعایت قوانین و مقررات بسیار پر هزینه و زمان گیر است، باعث تنظیم بیش از حد می­شود و همیشه برای کسب و کار ایجاد ارزش نمی­کند، تحقیقات نشان داده است که فرآیندهای کسب و کار را می­توان به آسانی در یک BPMS به عنوان یک ابزار IT به کار گرفت تا از مزایای فرصت­های بازار جدید بهره ­مند شد. کمیته­ ی اجرایی استرالیا می­گوید که مدیریت فرایند کسب و کار “… یک روش ساختاریافته، منسجم و سازگار برای درک، مستند سازی، مدل سازی، تجزیه و تحلیل، شبیه سازی، اجرا و تغییر مداوم فرآیندهای کسب و کار سر به سر و همه­ی منابع درگیر با توجه به سهم خود در بهبود کسب و کار به حساب می ­آید.”

       بنابراین، BPMS فرصتی برای دست یافتن به موقع به اهداف تجاری و شرکتی فراهم می­سازد، برخلاف سازوکارها و اقدامات فعلی. بیشتر نشان داده شده است که شرکت­هایی که فرآیندهای کسب و کار خود را با استراتژی سازمانی خود همراستا می­کنند و فرایندهای عملیاتی موثر دارند، در استفاده از فرصت­های بازار جدید بهتر از سایر شرکت­ها عمل می­کنند. در حمایت از این استدلال، گفته شده است که استراتژی به طور ضمنی یا صریح مسیر یک شرکت را تنظیم می­کند. فرایندها، افراد و تکنولوژی مایه­ ی حیات استراتژی هستند. با این سه نهاد، یک سازمان می­تواند توانایی­های اصلی خود را برای حفظ مزیت رقابتی بازار ایجاد کند. بنابراین، هنگامی که قابلیت­های اصلی در یک سازمان شناسایی می­شوند، این قابلیت­ها را می­توان در یک پیکربندی فرآیندی جای داد که می­تواند در یک BPMS به کار گرفته و اجرا شود. به این ترتیب استراتژی را می­توان با استفاده از یک BPMS به عنوان یک ابزار IT برای حمایت از کسب و کار محقق ساخت، که منجر به افزایش ارزش کسب و کار می­شود.

       “بنابراین نیاز به یک روش جامع مدیریت فرآیند کسب و کار است. لازمه­ ی آن این است که هر فرایند تجاری با جزئیات و حداکثر وضوح مستندسازی شود. تمام ریسک­های احتمالی، چه مالی، چه استراتژیک، چه مبادله­ ای یا عملیاتی، باید شناسایی شوند و کنترل­هایی برای کاهش این ریسک­ها باید ایجاد شود. این فرایندها باید به طور پیوسته حسابرسی شوند تا اجرای مناسب آن­ها تضمین و ضعف­ها شناسایی شوند. در نهایت، فرایندها باید به منظور اصلاح نقاط ضعف شناسایی شده بازتعریف شوند و به این ترتیب، فرآیندها به طور مداوم بهبود یابند.”

       هنگامی که مدیریت فرایند کسب و کار در حوزه ­ی اداره شرکت­ها از طریق استفاده از BPMS به کارگرفته می­شود، مدیریت فرآیند کسب و کار نقش هدف و ماهیت دوگانه­ ای خواهد داشت. مورد اول بهبود عملکرد کسب و کار است. دوم، بهبود حاکمیت شرکت­ها است. بنابراین مدیریت فرآیند کسب و کار سهم مهم و حیاتی در زمینه حاکمیت شرکت­ها دارد، زمانی که در دنیای کسب و کار مورد استفاده و کاربرد قرار می­گیرد.

       در سراسر جهان، حاکمیت شرکتی به علت عدم موفقیت شرکت­هایی مانند Enron، WorldCom و Parmalat به شدت مورد انتقاد قرار گرفته است. بسیاری از نویسندگان معتقدند که مکانیزم­هایی که در پاسخ به این شکست ها معرفی شده­اند، هزینه­بر و وقت گیر هستند، باعث تنظیم بیش از حد می­شوند و همیشه باعث ایجاد ارزش برای کسب و کار نمی­شوند.

       کینگ می­گوید که استفاده از فناوری اطلاعات باید برای دستیابی به حاکمیت شرکتی بهتر و موثر تر افزایش یابد. BPMS یک ابزار IT است که فلسفه بهبود مستمر مدیریت فرآیند کسب و کار در پس آن قرار دارد. مدیریت فرآیند کسب و کار دارای نقش، هدف و طبیعت دوگانه است: بهبود عملکرد کسب و کار و بهبود حکمرانی شرکت.

       همچنین، برای بهبود حاکمیت شرکت­ها، یک سیستم BPM مناسب باید از اصول مدیریتی خوب پشتیبانی کند (اگر چه در تحقیقات فعلی این موضوع مطرح نشده است). اصول حاکمیتی خوب که توسط کینگ معرفی شده است ارتباط خاصی با شرایط آفریقای جنوبی دارد. اصول حاکمیتی خوب کینگ (منصفانه، مسئولیت پذیری، پاسخگویی، شفافیت، انضباط، استقلال، مسئولیت اجتماعی، رهبری و پایداری) بر اساس پایه­ای از صداقت و یکپارچگی فکری استوار است که به این معنی است که باید با صداقت و در راستای منافع شرکت عمل کرد.

خلاصه مقاله فوق در جهت دستاوردهای استفاده از BPMS در سازمانهای بزرگ :

1. برای جلوگیری از فساد اداری باید قوانین و مقرراتی را وضع نمود که اجرای آن بسیار پر هزینه و وقت گیر است لدا به منظور رفع موارد فوق اعم از هزینه ، زمان و کاهش ارزش تجاری استفاده از BPMS پیشنهاد می شود.
2. هزینه انطباق شرکت با این قوانین و مقررات بسیار زیاد می باشد و هیئت مدیره و مدیران به جای تمرکز برروی توسعه کسب و کار به انطباق قوانین در شرکت متمرکز می شوند لذا استفاده از راهکار BPMS کمک می کند این پیچیدگیها مرتفع و سازمان در جهت پیشبرد اهداف کسب و کار خود حرکت نماید.
3. BPMS ها کمک می کنند فرآیندهای کاری در شرکت با شفافیت و سادگی به گردش درآیند
4. BPMS ها کمک می کنند تا نقاط پنهان و ناشناخته ای در اجرای کارها باقی نماند.
5. کنترل درست انجام کارها در شرکتها با هزینه های بسیاری صورت می گیرد که راهکار BPMS کمک می کند این کنترل ها با سرعت ، دقت و هزینه کمتر صورت گیرد.
6. BPMS به شرکتها کمک می کند تا فرصتهای بازار را به موقع درک و مورد بهره برداری قراردهند.
7. از BPMS به عنوان یک ابزار IT می توان استراتژها را برای حمایت از کسب و کار محقق ساخت که منجر به افزایش ارزش کسب و کار می شود
8. استفاده از BPMS باعث بهبود عملکرد و افزایش بهره وری می گردد.
9. استفاده از BPMS باعث بهبود حاکمیت شرکتها (منصفانه – مسئولیت پذیری- پاسخگویی ۰ شفافیت – انظباط – رهبری – پایداری) می گردد.
10. استفاده از راهکار BPMS باعث می گردد تا شرکت بر اساس پایه های صداقت و یکپارچگی فکری استوار گردد.

دریافت اطلاعات در ارتباط با راهکار فرآیند کسب و کار رایان نظم(RN BPMS)