نگاه کلی به اتوماسیون اداری سیگما+
اتوماسیون اداری عبارت است از متصل کردن اطلاعات کامپیوترهای موجود در یک سازمان به کمک شبکه و یا استفاده از یک برنامه نرم افزاری مشترک، تا انتقال اطلاعات، آمارها، نامه ها و مکاتبات و نیز دستورالعمل ها به صورت کاملاً یکپارچه و آسان انجام پذیرد و بدین ترتیب فرمولی جدید جهت طبقه بندی، تبادل، تنظیم و تصحیح اطلاعات درون سازمانی و تسریع بخشیدن به امر اجراء بدون نیاز به روش های دست وپاگیر و مرسوم اداری و با صرفه جوئی در زمان و مواداولیه مصرفی ایجاد شود. حذف کاغذ از امور بایگانی و دفتری، رفع محدودیت فضا جهت بایگانی پرونده ها و ابزار آن مانند زونکن و پوشه، کاهش خطرات و مشکلات محیطی و آتش سوزی، افزایش ضریب امنیت در نگهداری از اطلاعات و پشتیبانی از اموراداری از تأثیرات به کارگیری اتوماسیون اداری است.
-
۱قابلیتهای اتوماسیون اداری تحت وب
آنچه برای مدیران سازمانها به ارمغان می آید ، حذف روالهای و فرآیندهای مکاتباتی کند ونیز سرعت و دقت در پاسخ گویی و ارجاعات به موقع در سازمان است. با استقرار سیستم اتوماسیون اداری و گردش مکاتبات سازمان الکترونیکی سیگما+ ، اولین گام حرکت به سمت سازمان بدون کاغذPaperless برداشته می شود و کلیه نامه نگاری ها ونقل و انتقال مکاتبات سازمانی بر روی بستر اینترنت، مکانیزه خواهد شد. -
۲قابلیتهای سیگما +
فراتر از قابلیتها و توانمندیهایی که یک سیستم اتوماسیون اداری و گردش مکاتبات ساده برای یک سازمان ایجاد می کند ، در سازمان الکترونیکی سیگما+ ، امکانات و ویژگیهای خاص و منحصر بفردی با عنوان اتوماسیون اداری پیشرفته ، طراحی و تولید گردیده است .این قابلیت سازمان الکترونیکی سیگما+ را از سیستمهای دیگر اتوماسیون متفاوت ساخته است و می توان به حقیقتاً دست یابی واقعی سازمان ها را به تجارت الکترونیک E-Business و مفهوم Paperless شاهد بود .
-
۳اجزا و زیر سیستمهای سازمان الکترونیکی سیگما+
آنچه در ساختار فعالیت های یک سازمان جریان دارد اطلاعات آمار و اخبار است .اطلاعات در قالب نامه ، مدارک ، فرمها و دیگر اشکال مستندات ، در خلال فرآیندها و روالها بین افراد داخل و خارج از سازمان تبادل می شود .پیچیدگی حاصل از گردش کارهای جاری و زمان بر و حجم وسیعی از مستندات سازمانی درسیستمهای سازمان الکترونیکی سیگما قابل مدیریت ، ذخیره و اندازه گیری است . موتور قوی مدیریت گردش کار و مستندات بار اصلی سیستم سیگما+ را بر عهده دارد.
-
۴امنیت در نرم افزارسیگما +
در سازمان الکترونیکی سیگما+ که برای اجراء در محیط شبکه طراحی و پیاده سازی گردیده است توجه خاصی به مقوله امنیت شده است. با توجه به اینکه سیستم از زیر ساخت شبکه (اینترنت، اینترانت)برای ارائه خدمات خود به کاربران استفاده می نماید ، لازم است نحوه دستیابی کاربران به سیستم کنترل و با توجه به سیاست های موجود، امکان دستیابی به بخشهای مورد نظر کاربر فراهم گردد. -
۵معماری سیگما+
بهره گیری از تکنولوژی روز Ajax در طراحی رابط کاربری و نمایش اطلاعات.- بهره گیری از تکنولوژی و ابزار توسعه سیستمی Dot Net Framework 3.5
- قابلیت انعطاف(Flexibility) با نیازها و وضعیت سازمان : در لایه سرویسها و تکنولوژیها با وجود موتورهای نرم افزاری امکان رفع نیازها و سفارشی کردن نرم افزار در حوزه فرم ها ، فرآیندها ، گردش کارها ، زمانبندی ها ، مدیریت کار تیمی و فردی و در نهایت ایجاد گزارشات خاص منظوره سازمان بوجود آمده است.