[vc_row][vc_column][vc_column_text]
آنچه برای مدیران سازمانها به ارمغان می آید ، حذف روالهای و فرآیندهای مکاتباتی کند ونیز سرعت و دقت در پاسخ گویی و ارجاعات به موقع در سازمان است. با استقرار سیستم اتوماسیون اداری و گردش مکاتبات سازمان الکترونیکی سیگما+ ، اولین گام حرکت به سمت سازمان بدون کاغذPaperless برداشته می شود و کلیه نامه نگاری ها ونقل و انتقال مکاتبات سازمانی بر روی بستر اینترنت، مکانیزه خواهد شد. به برخی از قابلیتها در زیر اشاره شده است.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column width=”1/2″][vc_single_image image=”3446″ img_size=”full”][/vc_column][vc_column width=”1/2″][vc_column_text]
اطلاعات پایه
- امکان تعریف موجودیتهای مکاتباتی اعم از نامه،فاکس،تلگرام،یادداشت،حکم و…
- امکان تعریف انواع دبیرخانه های محلی بدون محدودیت در تعداد
- امکان تعریف انواع بایگانی های محلی بدون محدودیت در تعداد سطوح طبقه بندی
- امکان تعریف دستگاه ها واشخاص (حقیقی و حقوقی) طرف مکاتبه بصورت درختی و بدون محدودیت در تعداد سطوح
- امکان تعریف چارت داخل سازمان به همراه مشخصات سمتهاا بصورت درختی و بدون محدودیت در تعداد سطوح
- امکان تعریف چارت خارج سازمان شامل نام و سمت مسئولان دستگاه ها واشخاص (حقیقی و حقوقی) طرف مکاتبه
- امکان تعریف گروه های طرف مکاتبه و تخصیص کارکنان یا واحدهای سازمانی به گروه ها (جهت تسهیل در امر تبادل مکاتبات)
- امکان تعریف جانشین برای هریک از مسئولان ارجاع و پیگیری وامکان تفویض اختیار کاربران
- مکان تعریف ناظر بر کارتابل جهت مدیران و کنترل کارتابل افراد از طریق مسئولین رده بالاتر
- امکان تعریف انواع فرمولهای شماره گذاری بدون محدودیت در تعداد آنها و ارتباط آنها به دبیرخانه های مورد نظر جهت قالبهای شماره دهی نامه ها
- امکان تعریف ومدیریت اسناد سازمانی (غیر از نامه ) مانند صورتجلسات، روشها و دستوراالعملهای اداری ، آیین نامه ها، فرمها و…
- امکان تعریف آدرس پست الکترونیکی ، آدرس پستی وشماره تلفن کاربر (دفترچه تلفن)
- امکان تعریف مشخصات سازمان های مخاطب
- امکان استفاده از تقویم به صورت شخصی و عمومی
- امکان تعریف انواع طبقه بندی ، ارجحیت نامه ها و بایگانی های محلی بصورت نامحدود و مطابق نیاز سازمان
- امکان تعریف گروه های کاربری و گروه های سمتی جهت تسهیل در امر مکاتبات
- امکان تعریف ساختارهای بایگانی سازمان مطابق با ساختارهای موجود بصورت کاملا پارامتریک و درختی بدون محدودیت در سطوح و تعداد
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column width=”1/2″][vc_tta_accordion shape=”square” color=”white” c_align=”right” c_position=”right” active_section=”non-existing” no_fill=”true” collapsible_all=”true”][vc_tta_section title=”عملیات مربوط به گزارش ها و مشاهدات ” tab_id=”1534749619721-fac98ede-d9f9″][vc_column_text]
- امکان تهیه گزارش های دلخواه به صورت پارامتریک و امکان چاپ ، ذخیره سازی و بازیابی نتایج گزارش گیری
- امکان گزارش گیری از مکاتبات صادره ، وارده و داخلی و گزارش از گردش نامه در سازمان
- امکان گزارش گیری از نامه های در دست اقدام و مکاتبات بدون پاسخ
- امکان ایجاد انواع گزارش های اجرایی ، آماری و مدیریتی
- امکان نمایش نتایج گزارش ها به صورت نمودارهای مختلف
- امکان مشاهده عملکرد کاربران ( وضعیت سرعت یا تاخیر در انجام کارها و علل آن )
- امکان گزارش گیری و مشاهده دفتر تلفن و نشانی های پستی و آدرسهای الکترونیکی
- امکان انتقال خروجیهای برنامه به بیش از ۲۰ فرمت فایلهای رایج
[/vc_column_text][/vc_tta_section][vc_tta_section title=”عملیات مربوط به مکاتبات داخلی ” tab_id=”1534749619764-76d14df6-53c9″][vc_column_text]
- امکان ایجاد،پیگیری و کنترل مکاتبات داخلی بین واحدها
- امکان تنظیم جلسات داخلی سازمان توسط سیستم ( مشخص کردن زمان، مکان، موضوع، افراد مدعوو در جلسه،تعیین مسئول جلسه و تجهیزات مورد نیاز و فعال کردن یادآوری برای اطلاع افراد مدعوو در جلسه)
- امکان ثبت به همراه اطلاعات آن نظیر ارجاع کننده، زمان انجام و…
[/vc_column_text][/vc_tta_section][vc_tta_section title=”عملیات مربوط به ارتباطات ” tab_id=”1534782635644-88ab118a-b0da”][vc_column_text]
- امکان ثبت و ارسال پیام ها ( بهمراه متن ، صوت و تصویر ) و نمایش پیام های موجود و دریافت شده
- امکان ارسال پیام های اطلاعاتی در سطح گروه ها ، واحد ها ، و کاربران
- امکان ارتباط کاربران با سیستم از طریق شبکه جهانی اینترنت
- امکان ایجاد تابلو اعلانات جهت پیامهای عمومی و اخبار (قابلیت تعریف سایت خبر)
[/vc_column_text][/vc_tta_section][vc_tta_section title=”پروتکل ECE ” tab_id=”1534783363290-24834c4e-5a06″][vc_column_text]
- امکان تبادل اطلاعات بین دبیرخانه دو سازمان
- تبدیل اطلاعات دریافتی از طریق ECE به نامه به صورت اتوماتیک
[/vc_column_text][/vc_tta_section][vc_tta_section title=”ارسال پیامکSMS” tab_id=”1534784225559-2c636943-4548″][vc_column_text]سیستم Alarmاز طریق ارسال پیامک روی تلفن همراه
[/vc_column_text][/vc_tta_section][vc_tta_section title=”امکان جستجو و بررسی ” tab_id=”1534784601054-e3c0f68a-a7e2″][vc_column_text]امکان جستجوی سریع و دسترسی یه نامه ها و سوابق آنها به صورت پارامتریک بر اساس کلیه فیلدهای اطلاعاتی[/vc_column_text][/vc_tta_section][/vc_tta_accordion][/vc_column][vc_column width=”1/2″][vc_tta_accordion shape=”square” color=”white” c_align=”right” c_position=”right” active_section=”non-existing number” no_fill=”true” collapsible_all=”true”][vc_tta_section title=”عملیات مربوط به نامه های وارده ” tab_id=”1534784309054-d0073cfb-1391″][vc_column_text]
- امکان ثبت مشخصات نامه وارده شامل شماره ، تاریخ ،موضوع،شرح، فرستنده ، تاریخ وساعت ورود نامه و…
- امکان ثبت مشخصات فرستنده ،گیرنده ،توزیع کننده و ثبت کننده نامه (جهت ردیابی فیزیکی نامه)
- اختصاص شماره اندیکاتور به همراه تاریخ ثبت به صورت خودکار توسط سیستم
- امکان ثبت نامه های مرتبط اعم از پیرو ،بازگشت و عطف
- امکان تصویر برداری از نامه و پیوستهای آن از طریق پویشگر (Scanner ) و یا از طریق الصاق فایلهای الکترونیکی
- امکان خواندن نامه از طریق فایل واز طریق اسکن کردن نامه ویا دریافت از طریق فاکس توسط سیستم
- امکان ایجاد ارتباط مابین نامه های دارای پیرو،باگشتی و عطفی
- امکان دریافت فاکس از طریق سیستم بصورت خودکار و تبدیل آن به نامه
- امکان الصاق انواع ضمائم وپیوستها شامل متن ،عکس ،فیلم ، صدا و . . . به نامه مورد نظر
- امکان پاراف نویسی متعدد با سطح دسترسی کنترل شده
[/vc_column_text][/vc_tta_section][vc_tta_section title=”عملیات مربوط به نامه های صادره ” tab_id=”1534784309212-1dd92e97-ee09″][vc_column_text]
- امکان ثبت مشخصات نامه صادره شامل شماره،تاریخ،موضوع،شرح ، گیرنده نامه ، نوع تحویل و …
- امکان ثبت اطلاعات مربوط به ارجاع نامه صادره
- امکان صدور نامه به دستگاه های اجرائی واشخاص (حقیقی و حقوقی) با حفظ سابقه
- امکان تایپ و ویرایش نامه ها توسط ویرایشگر داخلی و ارتباط با نرم افزار Microsoft Word از داخل سیستم
- امکان تهیه پیش نویس نامه و تصحیح مکرر آن تا مرحله نهائی با حفظ کلیه سوابق مرحله پیش نویس
- امکان ثبت نامه های مرتبط اعم از پیرو،بازگشت و عطف
- امکان شماره گذاری نامه صادره مطابق با ساختار شماره گذاری مورد نظر سازمان از طریق ارتباط دبیرخانه با بخش فرمولهای شماره گذاری در سیستم
- اختصاص شماره اندیکاتور به همراه تاریخ ثبت به نامه صادره بصورت خودکار توسط سیستم
- امکان ارسال نامه از طریق فاکس بصورت خودکار توسط سیستم
[/vc_column_text][/vc_tta_section][vc_tta_section title=”عملیات مربوط به پیگیری و ردیابی مکاتبات و کارهای اداری ” tab_id=”1534784309383-bf8e8807-436a”][vc_column_text]
- امکان پیگیری نامه ها و روند حرکت آنها در تمام واحدهای سازمان بر اساس اقلام مورد نظر کاربر
- امکان تعیین مهلت اقدام پاسخ برای هرنامه وارده ، صادره ، داخلی ، کارها ،دستورها ویا پیامهای ارجاع شده
- امکان پیگیری اتوماتیک توسط سیستم از طریق آلارمهای هشدار دهنده
- امکان پیگیری و ردیابی مکاتبات سال های گذشته
- امکان پیگیری نامه ها از طریق پورتالهای سازمانی مشتریان
- امکان دریافت نظرات و پیشنهادات جهت تحقق سیستم تکریم ارباب رجوع در سازمانها
[/vc_column_text][/vc_tta_section][vc_tta_section title=”عملیات مربوط به گردش مکاتبات و کارهای اداری ” tab_id=”1534784309525-73171b71-41a4″][vc_column_text]
- امکان پشتیبانی روش های مختلف گردش مکاتبات (متمرکز ،نیمه متمرکزو غیر متمرکز)
- امکان ایجاد کارتابل الکترونیکی و امکان مشاهده کارتابل توسط افراد مجاز
- توزیع الکترونیکی نامه ها به مسئولان و ارجاع آنها از طریق کارتابل
- امکان اعلام دریافت نامه جدید به کاربران جهت کنترل کارتابل
- امکان ارجاع رونوشت مخفی به کاربران
- امکان سفارشی سازی کارتابل جهت کارها و نامه های دریافتی جهت سهولت در پیگیری کارهای ارجاعی
- امکان استفاده و کنترل مرکزی تاریخ در کلیه مراحل گردش مکاتبات (درج تاریخ مشاهده توسط مسئول انجام کار، تعیین شروع اقدام ، تاریخ انتظارپاسخ،دوره پیگیری و…)
- استفاده از جدید ترین متد قلم نوری برای سهولت در کار مدیران
- امکان استفاده از قلم نوری در پاراف و ارجاع نامه
- امکان محدود سازی کاربران برای استفاده از قلم نوری
- امکان کنترل و پیگیری گردش ارجاعات شامل فهرست ارجاع دهندگان و اقدام کنندگان به صورت درختواره
- امکان تاثیرگذاری تغییرات تشکیلاتی در ساختار دبیرخانه ها (انحلال ،تشکیل ،ادغام و تجزیه) از طریق در نظر گرفتن History برای پستها و فعال و غیر فعال کردن آنها
- امکان ثبت نامه های بدون شماره مانند درخواست های شخصی یا نامه های ارباب رجوع
[/vc_column_text][/vc_tta_section][vc_tta_section title=”عملیات مربوط به بایگانی ” tab_id=”1534784309675-7599afa3-acb7″][vc_column_text]
- امکان کنترل درخواست و ارسال نامه ها از بایگانی و بلعکس و امکان بازیابی محل نامه در هر لحظه
- امکان ایجاد طبقه بندی موضوعی جهت پرونده های بایگانی
- امکان به گردش انداختن نامه های بایگانی شده
- امکان ایجاد پرونده های شخصی جهت کاربران
- امکان ایجاد پوشه در کارتابل پیش نویس، دریافتی و….
- امکان ایجاد کپی های متعدد از یک نامه و بایگانی آن ها در پرونده های مختلف
- امکان ایجاد طبقه بندی موضوعی(موضوع اصلی و زیر موضوع)جهت پرونده های بایگانی
[/vc_column_text][/vc_tta_section][/vc_tta_accordion][/vc_column][/vc_row]