تنظیم و کنترل حسابها بر حسب برنامه ها و فعالییت های مصوب سالانه در قالب موافقت نامه ها و یا ابلاغیه های برون سازمانی، امکان ثبت و کنترل منابع مصرف شده و انجام کنترلهای بودجه ای لحظه ای به همراه عملیات و پرداخت روزانه ، دفترداری و نگهداری و تنظیم حسابها و همچنین استخراج گزارشات کاربردی، مدیریتی و برون سازمانی در مقاطع زمانی مختلف و پایان دوره مالی جهت ارائه به دستگاههای نظارتی ، جزء وظایف اصلی مدیران مالی و ذیحسابان دستگاههای اجرایی می باشد . زیر سیستم حسابداری اعتبارات هزینه ای بعنوان بخشی از سیستم یکپارچه توازن ، همراه دفترداری و دریافت و پرداخت امکانات وسیعی را جهت تنظیم و استخراج گزارشات مورد نیاز مدیران و ذیحسابان و عاملین ذیحساب در اختیار کاربران قرار می دهد . این سیستم مطابق با مشخصات اعلام شده توسط سازمان مدیریت و برنامه ریزی و با انطباق کامل با دستورالعمل ها و فرمهای ابلا غ شده وزارت اقتصاد و دارایی و با رویکردی کاملا جدید طراحی و پیاده سازی گردیده است .
امکانات و قابلیتها
- عملیات کامل مربوط به صدور اسناد حسابداری و دفترداری
- نگهداری حسابها و مراکز هزینه به تعداد سطوح دلخواه قابل تنظیم با طول کدینگ مورد نیاز برای حسابها در کلیه سطوح
- امکان تنظیمات وسیع برای ارتباط حسابهای در سطوح مختلف به منظور انجام کنترل های سیستمی
- امکان نگهداری حسابها به تفکیک برنامه ها ، فعالیت ها ، برنامه های درآمدی ، منابع تامین اعتبار، اعتبارات ملی و استانی و اعتبارات ابلاغی از سایر سازمانها با استفاده از حسابهای واحد بدون نیاز به قرار گرفتن آن بعنوان یک سطح از حساب
- امکان تعریف برنامه های اعتبارات جاری و برنامه های درآمدی مطابق با کلیه اطلاعات مندرج در موافقت نامه برای کلیه فعالیت ها و عملیات بصورت درختی و بدون محدودیت در تعداد سطوح
- در اختیار بودن پارامتر های قابل تعریف توسط کاربر علاوه بر اطلاعات مندرج در موافقت نامه ها برای هر دوره مالی
- امکان تعریف امور و فصول و برنامه ها و فعالیت ها بصورت سطوح نامحدود مطابق طبقه بندی سازمان برنامه و بودجه
- امکان ارتباط امور و فصول و برنامه ها با برنامه های هزینه ای(موافقت نامه ها)
- امکان تعریف دستگاههای مجری و بهره بردار و مناطق جغرافیایی محل اجرای برنامه ها و فعالییت ها و ارتباط آن با موافقت نامه
- امکان تعریف فصول هزینه بصورت درختی بدون محدودیت در تعداد سطوح بصورت جداگانه و خارج از کدینگ حسابداری
- قراردادن فصول هزینه در هر سطح دلخواه از حسابها در یک یا هر چند سطح مورد نظر از فصول هزینه و ارتباط آن با برنامه های هزینه ای و فعالیت های زیر مجموعه آن
- امکان تعریف و تنظیم حساب های سنواتی و نگهداری مانده و کنترل آن به تفکیک سال و منبع تامین اعتبار برای هر برنامه
- امکان صدور اسناد حسابداری از کلیه زیر سیستم های مرتبط و سیستم عاملین ذیحساب و ذیحسابی های سازمانهای تابعه بصورت مستقیم پس از انجام کنترل های لازم
- امکان کنترل کلیه اسناد حسابداری بر حسب زیرسیستم و عاملین ذیحساب
- امکان استفاده از سندهای نمونه ، یادداشت و شرح های نمونه جهت تسهیل در عملیات صدور سند حسابداری
- عملیات دریافت و پرداخت شامل امکانات کنترل حسابهای بانکی ، صدور چک ، نامه بانک ، اعلام وصول ، ارسال اعلامیه ، ارسال بودجه ، صدور فرم دریافت و پرداخت ، صدور فرم های واریز مالیات و بیمه
- امکان تعریف دسته چک و کنترل چکهای صادر شده و باطل شده و استفاده در سیستم
- مغایرت گیری حسابهای بانکی با استفاده از اطلاعات صورتحساب و فلاپی و تهیه صورت مغایرت و اقلام باز و گزارش موجودی واقعی
- امکان پردازش اطلاعات حسابداری در فرم های اختصاصی بصورت بخشی مستقل و تبادل آنها با زیرسیستم بودجه جهت پردازش فرمهای اطلاعاتی مربوطه و تسهیلات وسیع برای پردازش و ثبت اطلاعات حسابداری جاری دولتی و تبدیل آن بصورت مستقیم و اتوماتیک به اسناد حسابداری بشرح زیر:
۱. فرم پردازش اطلاعات اعتبار مصوب
۲. فرم پردازش اطلاعات تخصیص اعتبار
۳. فرم پردازش اطلاعات درخواست وجه
۴. فرم پردازش اطلاعات دریافت وجه
۵. فرم ابلاغ اعتبار
۶. فرم حواله : با استفاده از اطلاعات درج شده توسط واحد های مجری برنامه ها ، انجام عملیات پرداخت های قطعی و غیر قطعی ، و تبدیل آن بصورت اتوماتیک به سند حسابداری از امکانات قابل توجه این بخش می باشد
۷. فرم تامین اعتبار وتعهد
- امکان پردازش اطلاعات قراردادها و الحاقیه های آن و ارتباط آن با برنامه ها و فعالیت های مربوطه
- کنترل اسناد دریافتی و پرداختی ، در جریان وصول ، تضمینات دریافتی و پرداختی برای حسابهای ارزی و ریالی (بصورت جداگانه) بصورت اتوماتیک ، راس گیری چکها ، امکان کنترل صدور چک پس از تامین اعتبار و تایید ذیحساب
- عملیات مربوط به مراکز فعالیت و هزینه شامل تعریف و تنظیم گروهها و مراکز فعالیت ، مدیریتها ، معاونتها و واحدهای مرتبط سازمانی به صورت درختی و تعداد سطوح دلخواه
- امکان ارتباط کلیه حسابها با هر یک از مراکز فعالیت ، برنامه ها ، منابع تامین اعتبار و امکانات وسیع مربوط به کنترل و سفارشی نمودن مراکز هزینه
- امکان تعریف و استفاده وسیع از معین های دریافت و پرداخت جهت پردازش حسابها
- نگهداری دفاتر و حسابهای مقداری ، ریالی و ارزی و ارزی ریالی و استخراج ترازهای مقداری و ریالی
- امکان تنظیم و تعریف گزارشات عملکرد در قالب فرم های دوازده گانه تعیین شده از طرف وزارت امور اقتصادی و دارایی
- امکان نگهداری و پردازش اطلاعات حسابداری شعب به صورت عاملین ذیحساب ، تنخواه گردانها ، ذیحسابی های سازمانهای تابعه به صورت نامحدود، استفاده و معرفی هر تعداد شعب و شرکتهای تابعه و نگهداری کلیه اطلاعات حسابداری به صورت مستقل
- امکان تعریف دورهای مختلف مالی برای هر کدام از شعب و عاملین ذیحسابی و دوره متمم مالی تا پایان تیر ماه هر سال و امکان تبادل وسیع اطلاعات ، تنظیم و صدور اسناد حسابداری بر اساس خصوصیات هر یک از شعب و عملیات بستن حساب های شعب به سازمان اصلی و انتقال مانده بصورت اتوماتیک برای سال مالی بعد با امکان تغییر ساختار حسابها در سال مالی جدید
- گزارشات عملیاتی ماهانه جهت ارائه به سازمانهای نظارتی ذی ربط از جمله وزارت دارایی و دیوان محاسبات و سازمان برنامه و بودجه
- استخراج گزارشات متنوع و دلخواه و تهیه اطلاعات بدون نیاز به پردازش مجدد اطلاعات و حسابها بصورت جانبی و پارامتریک