امروزه سازمانها و مراکز اطلاعاتی نسبت به گذشته نیاز بیشتری به استفاده از اطلاعات موجود در مراکز بایگانی و چرخه مکاتبانی سازمان خود دارند و دیگر کاغذ به عنوان یک ابزار نگهداری به علت تواناییهای محدودش در ثبت و بازیابی اطلاعات و عدم توان جوابگویی سریع به نیازهای مختلف ، واسط موثر و خوبی به شمار نمی رود . سیستم اتوماسیون اداری بعنوان یکی از زیرسیستمهای سیستم یکپارچه توازن ، مجموعه قدرتمندی جهت انجام امور اداری ومدیریت چرخه مکاتبات بین سازمانی می باشد . به گونه ای که تمامی مراحل ثبت نامه های ارسالی و دریافتی و حتی فکس و پست الکترونیکی سازمان توسط این سیستم بطور اتوماتیک ، یکپارچه با سایر سیستمها انجام می شود . این محصول جزء مجموعه توازن بوده و با محصول سازمان الکترونیکی سیگما + متفاوت می باشد . (جهت آشنایی با اتوماسیون وسازمان الکترونیکی سیگما + به بروشور مربوطه مراجعه شود) امکان اتصال به کارتابل از طریق اینترنت امکانات فراوانی را فراهم می آورد تا کاربران از هر نقطه و مستقل از زمان بتوانند کارهای جاری و اداری خود را از راه دور کنترل نمایند.
برخی از امکانات و قابلیتها
• امکان ثبت نامه های وارده و صادره و مکاتبات داخلی
• امکان تعریف دبیرخانه ای مختلف در یک سیستم بدون محدودیت
• امکان ثبت مراحل تهیه نامه تا مرحله پاراف و امضا در سیستم
• قابلیت اتصال به انواع اسکنر برای تصویر برداری از نامه و پیوستهای آن
• امکان انتخاب چندین امضا کننده برای یک نامه بدون محدودیت در تعداد آنها
• امکان تعیین جانشین برای پست های سازمانی
• پیگیری اتوماتیک نامه ها توسط سیستم در تاریخ های مشخص شده توسط کاربر
• امکان استفاده از قلم نوری جهت امضا دیجیتال ، حاشیه نویسی و شرح اقدامات نامه ها و بسیاری موارد دیگر
• امکان لینک وارتباط نامه ها به فرمهای عملیاتی سایر سیستمها همانند سند حسابداری ، رسید انبار ، فاکتور و … کلیه فرمها سایر سیستمها و امکان مشاهده نامه مربوطه از داخل سند حسابداری بعنوان ضمائم نامه
• سایر امکانات و استخراج گزارشات عمومی مربوط به اتوماسیون اداری وگردش مکاتبات