قابلیتهای سیگما +

گردش کار عبارتست از فرآیندهای کاری که بر طبق آن اسناد و مدارک موجود در سازمان از یک شخص به شخص دیگر جهت اقدامات مورد نیاز ارجاع داده میشود.این ابزار جهت طراحی گردشهای کاری مورد استفاده قرار میگیرد.گردشهای کاری میتوانند ثابت ، الگودار ، ترکیبی و یا غیر قابل پیش بینی باشند. به نمونهای از امکانات این بخش در زیر اشاره شده است :

۱.امکان گروه بندی گردشهای کاری تعریف شده و اعطای مجوز دسترسی به آنها

۲.امکان تعریف و ویرایش انواع گردشهای کاری ثابت ، الگودار و ترکیبی

۳.امکان تعیین فرمها و مدارک در جریان هر گردش کاری

۴.امکان تعیین فرمها و مدارک ارجاعی به هر گره ( سمت یا گروه ) در گردش کار

۵.امکان ایجاد گره های از نوع سمت و یا گروه سمتها

۶.امکان تعیین انواع ارتباط میان سمت ها و گروهها و فرمهای متصل به هر ارتباط

موتورفرم ساز (Form Generator )

این ابزار  جهت تعریف و ایجاد فرمها و قالبهای ( مدارک ) در گردش سازمان  به کار می رود . هر کاربری که مجوز دسترسی به تولید کننده فرمها را داشته باشد می تواند بسته به نیاز خود و یا سازمان ؛ فرمهایی را ایجاد کند . پس از تعریف ، این فرم ها در یک ساختار درختی آرشیو می شوند تا جهت استفاده های بعدی قابل بازیابی باشند . نمونه هایی از امکانات این بخش به شرح زیر می باشد :

۱.امکان تعریف و ویرایش فرمهای مختلف با اقلام پویا طبق Layout  درخواستی کاربر .

۲.امکان آرشیو فرمهای تعریف شده در ساختار درختی جهت استفاده در سازمان .

۳.امکان چاپ فرمهای تعریف شده طبق Layout درخواستی کاربر .

۴.امکان جستجوی پویا روی فرمها .

۵.امکان تعریف انواع فیلدهای فرم از قبیل : متن ، اعداد صحیح و اعشاری ، تاریخ شمسی و میلادی ، لیست انتخابی ، لیست انتخابی وابسته به پایگاه اطلاعاتی ، تصویر ، فایل شامل عکس ، فیلم ، صدا و . . . .

۶.امکان ایجاد نسخه های مختلف از یک فرم

۷.پشتیبانی از استانداردهای ایزو (ISO)

فرمهای تعریف شده جهت ورود و نمایش اطلاعات در زیر سیستم مدیریت مدارک  ( E-DMS) و جهت نمایش اطلاعات در مدیریت گردش کار مورد استفاده قرار می گیرند.

در این زیر سیستم می توان کلیه نامه های الکترونیکی و یا فکس ها ( مستقل از فرمت آنها ) را به صورت Offline  و Online  دریافت و در زمان مناسب اقدام به ارسال آنها نماید ؛ امکان فکس و پست الکترونیکی جهت نامه های رسمی ، قراردادن آنها در چرخه‌اداری سازمان و یا انتقال آن به مدیریت گردش کار ،  ارتباط با مخاطبین را به حد مطلوبی رسانده است .امکان این قسمت شامل موارد زیر میباشد :

۱.امکان ارسال و دریافت فکس به صورت خودکار .

۲.تعیین زمان الویت برای ارسال فکس های متعدد .

۳.مشاهده فکس های دریافتی سازمان در کارتابل  مربوطه و ارجاع آنها به فرد مورد نظر .

۴.امکان ارسال و دریافت نامه های الکترونیکی(E –Mail )

۵.قابلیت دریافت نامه های الکترونیکی و تبدیل آنها به نامه و قرار دادن آنها در چرخه اداری

با توجه به اینکه بخش تولید کننده فرم در سیستم بصورت پویا (Dynamic) و تحت وب طراحی گردیده است و کاربر با توجه به نیاز سازمان اقدام به طراحی فرمهای مورد نظرش مینماید و نظر به اینکه کلیه فرمها در سیستمها ( صرفنظر از ایزو بودن آنها ) باید دارای شماره در قالبهای خاص سازمان باشند لذا این بخش جهت تعریف و ذخیره فرمولهای شماره گذاری سازمان در نظر گرفته شده است.با امکانات گسترده این بخش ، کاربر در صورت داشتن مجوز دسترسی میتواند فرمولهای شماره گذاری فرمها را به سیستم معرفی نماید .این فرمولها هنگام تعریف فرمها به آنها نسبت داده خواهند شد و هنگام ورود اطلاعات روی این فرمها ، سیستم بصورت اتوماتیک با استفاده از فرمول انتخابی، فرم مورد نظر را شماره دهی خواهد نمود.امکانات این بخش شامل موارد زیر است :

•امکان تعریف انواع فرمولهای فارسی و لاتین بدون محدودیت در تعداد

•امکان تعریف شماره شروع ایندکس فرمول مورد نظر

•امکان ایجاد فاصله در شماره گذاری (Gap)

•امکان انتخاب اقلام مورد نظر مانند سال ، ماه ، . . . با فرمتهای مختلف در بخشهای مختلف فرمول مورد نظر

مدیریت جلسات اداری و نیز کار های شخصی ، یکی از مسائلی است که در اغلب سازمانها در اجرای وظایف محوله مهم جلوه می نماید . زیر سیستم مدیریت جلسات و امور اداری /  فردی  محیطی را فراهم می نماید تا کاربر صرفنظر از سطح تخصص و مهارت های شخصی بتواند در هر زمان و مکان امور مربوط به خود را پیگیری و مدیریت نماید . این زیر سیستم علاوه بر مدون نمودن انواع  کارهای شخصی و ارجاعی  ، تشکیل جلسات را  نیز مکانیزه مینماید . مراحل مختلف تشکیل یک جلسه در این زیر سیستم شامل ؛ هماهنگی زمانهای آزاد  افراد ، دستورات پیشنهادی برای جلسات قبل از تشکیل و آرشیو صورتجلسات می باشد .نمونه ای از امکانات سیستم به شرح زیر می باشد :

۱.ارائه تقویم شخصی با قابلیت نگهداری قرارهای ملاقات و به طور کلی برنامه روزانه ، هفتگی ، ….

۲.امکان ارسال دعوتنامه برای مدعوین

۳.امکان یاد آوری قرارها .

۴.امکان جستجوی زمانهای خالی افراد .

۵.ورود اطلاعات کارهای در دست انجام با کلیه جزئیات و اطلاعات .

۶.امکان تعریف جلسات .

۷.امکان تعیین میزان پیشرفت کار

۸.امکان تهیه صورتجلسه

فراتر از قابلیتها و توانمندیهایی که یک سیستم اتوماسیون اداری و گردش مکاتبات ساده برای یک سازمان ایجاد می کند ، در سازمان الکترونیکی سیگما+ ، امکانات و ویژگیهای خاص و منحصر بفردی با عنوان اتوماسیون اداری پیشرفته ، طراحی و تولید گردیده است .

این قابلیت سازمان الکترونیکی سیگما+ را از سیستمهای دیگر اتوماسیون متفاوت ساخته است و می توان به حقیقتاً دست یابی واقعی سازمان ها را به تجارت الکترونیک E-Business و مفهوم Paperless شاهد بود .در ادامه به تعدادی از این قابلیتها و امکانات اشاره شده است:

بستری مناسب جهت مدیریت داده ها و مکتوباتی مانند  ، نامه ها ، سوابق ، نقشه ها ، بخشنامه ها ، قراردادها ، مدارک ISO  ، کاتالوگ ها ، تصاویر ، صوت ، فیلم و سایر مدارک موجود در سازمان را فراهم می آورد . امکانات این بخش شامل موارد زیر است:

۱. امکان ایجاد پرونده ها به صورت درختی بدون محدودیت در تعداد سطوح.

۲. امکان تعیین و تعریف روش شماره گذاری مدارک موجود در پرونده .

۳. امکان تعیین شماره شروع ، شماره گذاری .

۴. امکان تعیین فاصله میان شماره ها ( Gap)

۵. امکان تعریف اقلام و مدارک قابل آرشیو در پرونده .

۶. امکان جستجوی پرونده ها و مدارک داخل آنها با استفاده از ایجاد کننده پرس و جوی پویا (Query Builder)

۷. امکان ارسال نتایج جستجو ، اطلاعات و مدارک موجود در پرونده ها به محیط های Word، Excel ،Pdf ، . . .

۸. امکان تعیین حق دسترسی از نوع دسترسی ( R/RW) کاربران برای هر پرونده .

۹. امکان به اشتراک گذاری پرونده ها ، مستندات ، مدارک ، فرمها و حتی نرم افزار ها با امکان تعیین بررسی .

۱۰. امکان مشاهده پوشه های  سازمانی ، پوشه های شخصی و یا پوشه های به اشتراک گذاشته شده .

۱۱. امکان چاپ مدارک موجود در پرونده ها .

۱۲. امکان انتقال مدارک آرشیو شده بین پرونده ها .

۱۳. امکان تعریف پرونده های شخصی

مدیریت گردش کار ، هسته مرکزی سیستم میباشد و وظیفه اجرای گردش کارها را بعهده دارد.. با معرفی کاربران در بخش مدیریت امنیت کاری بصورت اتوماتیک ، سیستم یک کارتابل الکترونیکی برای استفاده کننده از سیستم ایجاد مینماید تا کلیه کارهای در دست اقدام ، کارهای ارجاع شده ، کارهای حذف شده و .   شخص جهت انجام مراحل بعدی قابل انجام باشد.کلیه کارهای ایجاد شده در سیستم از طریق این ماژول به شرکت کنندگان در گردش کار ارجاع میشود .نمونه هایی از امکانات این بخش به شرح زیر است:

۱.امکان ارجاع کارهای دریافتی بر اساس گردش کار اتوماتیک یا دستی

۲.امکان ارجاع به صورت اصل ، رونوشت ، رونوشت مخفی و جهت اطلاع

۳.امکان به گردش درآوردن مدارک موجود در آرشیو ( بخش مدیریت مدارک )

۴.امکان بازیابی کارهای حذف شده

۵.امکان تعیین مهلت پیگیری و پیگیری کننده

۶.امکان آرشیو شخصی مدارک در گردش

۷.امکان مشاهده سوابق کار در هر لحظه

۸.امکان پیگیری کارهای ارجاع شده

۹.امکان ارجاع گروهی

۱۰.امکان جستجو در کارتابل بصورت پویا

۱۱.امکان انتقال نتایج جستجو در محیطهای دیگر

به منظور پشتیبانی از اطلاعات سیستم ، ضروریست نسبت به ذخیره آنها در محیط دیگری اقدام گردد تا در مواقع اضطراری مورد استفاده قرار گیرند . به نمونه ای از امکانات سیستم در زیر اشاره شده است :

۱.۱.امکان تهیه‌نسخه های پشتیبانی (Backup ) طبق زمانبندی کاربر به صورت اتوماتیک .

۲.امکان تهیه‌نسخه های پشتیبانی (Back up ) دستی در مواقع لزوم .

۳.امکان بازیابی اطلاعات ذخیره شده .

۴.امکان تهیه پشتیبان به صورت اتوماتیک در زمانهای مختلف و مکانهای مختلف .

۵.امکان تنظیم درختواره های سیستم جهت تسریع در بارگذاری تحت وب

جهت تهیه گزارشات متنوع این زیر سیستم امکانات بسیار گسترده با رابطهای کاملا فارسی در اختیار کاربر قرار میدهد و اپراتور به سهولت میتواند گزارشات مورد نظرش را ساخته و در صورت تمایل آنها را در سیستم ذخیره نماید.امکانات این بخش شامل موارد زیر است :

۱.امکان انتخاب فیلدهای مورد نظر  توسط کاربر

۲.مرتب سازی و فیلترینگ

۳.امکان تعریف Layout   مورد نظر کاربر برای گزارش

۴.امکان اعمال شروط مختلف وذخیره آنها جهت استفاده مکرر در گزارش های بعدی

۵.قابلیت انتقال نتایج گزارش به Word و Excel و …

۶.قابلیت چاپ نتیجه گزارش

۷.قابلیت تهیه گزارش از پرونده ها

۸.قابلیت تهیه گزارش از محتویات هر پرونده

۹.امکان تهیه گزارشات انتخابی ،  نموداری ، آماری و مدیریتی