قابلیتهای اتوماسیون اداری تحت وب

آنچه برای مدیران سازمانها به ارمغان می آید ، حذف روالهای و فرآیندهای مکاتباتی کند ونیز سرعت و دقت در پاسخ گویی و ارجاعات به موقع در سازمان است. با استقرار سیستم اتوماسیون اداری و گردش مکاتبات سازمان الکترونیکی سیگما+ ، اولین گام حرکت به سمت سازمان بدون کاغذPaperless برداشته می شود و کلیه نامه نگاری ها ونقل و انتقال مکاتبات سازمانی بر روی بستر اینترنت، مکانیزه خواهد شد.  به برخی از قابلیتها در زیر اشاره شده است.

اطلاعات پایه

  • امکان تعریف موجودیتهای مکاتباتی اعم از نامه،فاکس،تلگرام،یادداشت،حکم و…
  • امکان تعریف انواع دبیرخانه های محلی بدون محدودیت در تعداد
  • امکان تعریف انواع بایگانی های محلی بدون محدودیت در تعداد سطوح طبقه بندی
  • امکان تعریف دستگاه ها واشخاص (حقیقی و حقوقی) طرف مکاتبه بصورت درختی و بدون محدودیت در تعداد سطوح
  • امکان تعریف چارت داخل سازمان به همراه مشخصات سمتهاا بصورت درختی و بدون محدودیت در تعداد سطوح
  • امکان تعریف چارت خارج سازمان شامل نام و سمت مسئولان دستگاه ها واشخاص (حقیقی و حقوقی) طرف مکاتبه
  • امکان تعریف گروه های طرف مکاتبه و تخصیص کارکنان یا واحدهای سازمانی به گروه ها (جهت تسهیل در امر تبادل مکاتبات)
  • امکان تعریف جانشین برای هریک از مسئولان ارجاع و پیگیری وامکان تفویض اختیار کاربران
  • مکان تعریف ناظر بر کارتابل جهت مدیران و کنترل کارتابل افراد از طریق مسئولین رده بالاتر
  • امکان تعریف انواع فرمولهای شماره گذاری بدون محدودیت در تعداد آنها و ارتباط آنها به دبیرخانه های مورد نظر جهت قالبهای شماره دهی نامه ها
  • امکان تعریف ومدیریت اسناد سازمانی (غیر از نامه ) مانند صورتجلسات، روشها و دستوراالعملهای اداری ، آیین نامه ها، فرمها و…
  • امکان تعریف آدرس پست الکترونیکی ، آدرس پستی وشماره تلفن کاربر (دفترچه تلفن)
  • امکان تعریف مشخصات سازمان های مخاطب
  • امکان استفاده از تقویم به صورت شخصی و عمومی
  • امکان تعریف انواع طبقه بندی ، ارجحیت نامه ها و بایگانی های محلی بصورت نامحدود و مطابق نیاز سازمان
  • امکان تعریف گروه های کاربری و گروه های سمتی جهت تسهیل در امر مکاتبات
  • امکان تعریف ساختارهای بایگانی سازمان مطابق با ساختارهای موجود بصورت کاملا پارامتریک و درختی بدون محدودیت در سطوح و تعداد
  • امکان تهیه گزارش های دلخواه به صورت پارامتریک و امکان چاپ ، ذخیره سازی و بازیابی نتایج گزارش گیری
  • امکان گزارش گیری از مکاتبات صادره ، وارده و داخلی و گزارش از گردش نامه در سازمان
  • امکان گزارش گیری از نامه های در دست اقدام و مکاتبات بدون پاسخ
  • امکان ایجاد انواع گزارش های اجرایی ، آماری و مدیریتی
  • امکان نمایش نتایج گزارش ها به صورت نمودارهای مختلف
  • امکان مشاهده عملکرد کاربران ( وضعیت سرعت یا تاخیر در انجام کارها و علل آن )
  • امکان گزارش گیری و مشاهده دفتر تلفن و نشانی های پستی و آدرسهای الکترونیکی
  • امکان انتقال خروجیهای برنامه به بیش از ۲۰ فرمت فایلهای رایج

 

  • امکان ایجاد،پیگیری و کنترل مکاتبات داخلی بین واحدها
  • امکان تنظیم جلسات داخلی سازمان توسط سیستم ( مشخص کردن زمان، مکان، موضوع، افراد مدعوو در جلسه،تعیین مسئول جلسه و تجهیزات مورد نیاز و فعال کردن یادآوری برای اطلاع افراد مدعوو در جلسه)
  • امکان ثبت به همراه اطلاعات آن نظیر ارجاع کننده، زمان انجام و…
  • امکان ثبت و ارسال پیام ها ( بهمراه متن ، صوت و تصویر ) و نمایش پیام های موجود و دریافت شده
  • امکان ارسال پیام های اطلاعاتی در سطح گروه ها ، واحد ها ، و کاربران
  • امکان ارتباط کاربران با سیستم از طریق شبکه جهانی اینترنت
  • امکان ایجاد تابلو اعلانات جهت پیامهای عمومی و اخبار (قابلیت تعریف سایت خبر)

 

  • امکان تبادل اطلاعات بین دبیرخانه دو سازمان
  • تبدیل اطلاعات دریافتی از طریق ECE به نامه به صورت اتوماتیک

 

سیستم Alarmاز طریق ارسال پیامک روی تلفن همراه

امکان جستجوی سریع و دسترسی یه نامه ها و سوابق آنها به صورت پارامتریک بر اساس کلیه فیلدهای اطلاعاتی

  • امکان ثبت مشخصات نامه وارده شامل شماره ، تاریخ ،موضوع،شرح، فرستنده ، تاریخ وساعت ورود نامه و…
  • امکان ثبت مشخصات فرستنده ،گیرنده ،توزیع کننده و ثبت کننده نامه (جهت ردیابی فیزیکی نامه)
  • اختصاص شماره اندیکاتور به همراه تاریخ ثبت به صورت خودکار توسط سیستم
  • امکان ثبت نامه های مرتبط اعم از پیرو ،بازگشت و عطف
  • امکان تصویر برداری از نامه و پیوستهای آن از طریق پویشگر (Scanner ) و یا از طریق الصاق فایلهای الکترونیکی
  • امکان خواندن نامه از طریق فایل واز طریق اسکن کردن نامه ویا دریافت از طریق فاکس توسط سیستم
  • امکان ایجاد ارتباط مابین نامه های دارای پیرو،باگشتی و عطفی
  • امکان دریافت فاکس از طریق سیستم بصورت خودکار و تبدیل آن به نامه
  • امکان الصاق انواع ضمائم وپیوستها شامل متن ،عکس ،فیلم ، صدا و . . . به نامه مورد نظر
  • امکان پاراف نویسی متعدد با سطح دسترسی کنترل شده

 

  • امکان ثبت مشخصات نامه صادره شامل شماره،تاریخ،موضوع،شرح ، گیرنده نامه ، نوع تحویل و …
  • امکان ثبت اطلاعات مربوط به ارجاع نامه صادره
  • امکان صدور نامه به دستگاه های اجرائی واشخاص (حقیقی و حقوقی) با حفظ سابقه
  • امکان تایپ و ویرایش نامه ها توسط ویرایشگر داخلی و ارتباط با نرم افزار Microsoft Word از داخل سیستم
  • امکان تهیه پیش نویس نامه و تصحیح مکرر آن تا مرحله نهائی با حفظ کلیه سوابق مرحله پیش نویس
  • امکان ثبت نامه های مرتبط اعم از پیرو،بازگشت و عطف
  • امکان شماره گذاری نامه صادره مطابق با ساختار شماره گذاری مورد نظر سازمان از طریق ارتباط دبیرخانه با بخش فرمولهای شماره گذاری در سیستم
  • اختصاص شماره اندیکاتور به همراه تاریخ ثبت به نامه صادره بصورت خودکار توسط سیستم
  • امکان ارسال نامه از طریق فاکس بصورت خودکار توسط سیستم
  • امکان پیگیری نامه ها و روند حرکت آنها در تمام واحدهای سازمان بر اساس اقلام مورد نظر کاربر
  • امکان تعیین مهلت اقدام پاسخ برای هرنامه وارده ، صادره ، داخلی ، کارها ،دستورها ویا پیامهای ارجاع شده
  • امکان پیگیری اتوماتیک توسط سیستم از طریق آلارمهای هشدار دهنده
  • امکان پیگیری و ردیابی مکاتبات سال های گذشته
  • امکان پیگیری نامه ها از طریق پورتالهای سازمانی مشتریان
  • امکان دریافت نظرات و پیشنهادات جهت تحقق سیستم تکریم ارباب رجوع در سازمانها

 

  • امکان پشتیبانی روش های مختلف گردش مکاتبات (متمرکز ،نیمه متمرکزو غیر متمرکز)
  • امکان ایجاد کارتابل الکترونیکی و امکان مشاهده کارتابل توسط افراد مجاز
  • توزیع الکترونیکی نامه ها به مسئولان و ارجاع آنها از طریق کارتابل
  • امکان اعلام دریافت نامه جدید به کاربران جهت کنترل کارتابل
  • امکان ارجاع رونوشت مخفی به کاربران
  • امکان سفارشی سازی کارتابل جهت کارها و نامه های دریافتی جهت سهولت در پیگیری کارهای ارجاعی
  • امکان استفاده و کنترل مرکزی تاریخ در کلیه مراحل گردش مکاتبات (درج تاریخ مشاهده توسط مسئول انجام کار، تعیین شروع اقدام ، تاریخ انتظارپاسخ،دوره پیگیری و…)
  • استفاده از جدید ترین متد قلم نوری برای سهولت در کار مدیران
  • امکان استفاده از قلم نوری در پاراف و ارجاع نامه
  • امکان محدود سازی کاربران برای استفاده از قلم نوری
  • امکان کنترل و پیگیری گردش ارجاعات شامل فهرست ارجاع دهندگان و اقدام کنندگان به صورت درختواره
  • امکان تاثیرگذاری تغییرات تشکیلاتی در ساختار دبیرخانه ها (انحلال ،تشکیل ،ادغام و تجزیه) از طریق در نظر گرفتن History برای پستها و فعال و غیر فعال کردن آنها
  • امکان ثبت نامه های بدون شماره مانند درخواست های شخصی یا نامه های ارباب رجوع

 

  • امکان کنترل درخواست و ارسال نامه ها از بایگانی و بلعکس و امکان بازیابی محل نامه در هر لحظه
  • امکان ایجاد طبقه بندی موضوعی جهت پرونده های بایگانی
  • امکان به گردش انداختن نامه های بایگانی شده
  • امکان ایجاد پرونده های شخصی جهت کاربران
  • امکان ایجاد پوشه در کارتابل پیش نویس، دریافتی و….
  • امکان ایجاد کپی های متعدد از یک نامه و بایگانی آن ها در پرونده های مختلف
  • امکان ایجاد طبقه بندی موضوعی(موضوع اصلی و زیر موضوع)جهت پرونده ‎های بایگانی