قابلیتهای سیگما +

چاپ مي كنمچاپ مي كنم

فراتر از قابلیتها و توانمندیهایی كه یك سیستم اتوماسیون اداری و گردش مكاتبات ساده برای یك سازمان ایجاد می كند ، در سازمان الكترونیكی سیگما+ ، امكانات و ویژگیهای خاص و منحصر بفردی با عنوان اتوماسیون اداری پیشرفته ، طراحی و تولید گردیده است .

این قابليت سازمان الكترونيكي سيگما+ را از سیستمهای دیگر اتوماسیون متفاوت ساخته است و می توان به حقیقتاً دست یابی واقعی سازمان ها را به تجارت الكترونیك E-Business و مفهوم Paperless شاهد بود .در ادامه به تعدادی از این قابلیتها و امكانات اشاره شده است:

>> مدیریت مدارك و اسناد ........Document Management System    

 بستری مناسب جهت مدیریت داده ها و مكتوباتی مانند  ، نامه ها ، سوابق ، نقشه ها ، بخشنامه ها ، قراردادها ، مدارك ISO  ، كاتالوگ ها ، تصاویر ، صوت ، فیلم و سایر مدارك موجود در سازمان را فراهم می آورد . امكانات این بخش شامل موارد زیر است:

1. امكان ایجاد پرونده ها به صورت درختی بدون محدودیت در تعداد سطوح.

2. امكان تعیین و تعریف روش شماره گذاری مدارك موجود در پرونده .      

3. امكان تعیین شمارة شروع ، شماره گذاری .

4. امكان تعیین فاصله میان شماره ها ( Gap)

5. امكان تعریف اقلام و مدارك قابل آرشیو در پرونده .

6. امكان جستجوی پرونده ها و مدارك داخل آنها با استفاده از ایجاد كننده پرس و جوی پویا (Query Builder)

7. امكان ارسال نتایج جستجو ، اطلاعات و مدارك موجود در پرونده ها به محیط های Word، Excel ،Pdf ، . . .

8. امكان تعیین حق دسترسی از نوع دسترسی ( R/RW) كاربران برای هر پرونده .

9. امكان به اشتراك گذاری پرونده ها ، مستندات ، مدارك ، فرمها و حتی نرم افزار ها با امكان تعیین بررسی .

10. امكان مشاهدة پوشه های  سازمانی ، پوشه های شخصی و یا پوشه های به اشتراك گذاشته شده .

11. امكان چاپ مدارك موجود در پرونده ها .

12. امكان انتقال مدارك آرشیو شده بین پرونده ها .

13. امكان تعریف پرونده های شخصی

>> تولید كننده گردش كار ........Work flow Generator

گردش كار عبارتست از فرآیندهای كاری كه بر طبق آن اسناد و مدارك موجود در سازمان از یك شخص به شخص دیگر جهت اقدامات مورد نیاز ارجاع داده میشود.این ابزار جهت طراحی گردشهای كاری مورد استفاده قرار میگیرد.گردشهای كاری میتوانند ثابت ، الگودار ، تركیبی و یا غیر قابل پیش بینی باشند. به نمونهای از امكانات این بخش در زیر اشاره شده است :

1.امكان گروه بندی گردشهای كاری تعریف شده و اعطای مجوز دسترسی به آنها

2.امكان تعریف و ویرایش انواع گردشهای كاری ثابت ، الگودار و تركیبی

3.امكان تعیین فرمها و مدارك در جریان هر گردش كاری

4.امكان تعیین فرمها و مدارك ارجاعی به هر گره ( سمت یا گروه ) در گردش كار

5.امكان ایجاد گره های از نوع سمت و یا گروه سمتها

6.امكان تعیین انواع ارتباط میان سمت ها و گروهها و فرمهای متصل به هر ارتباط

>> موتورفرم ساز ........Form Generator    

این ابزار  جهت تعریف و ایجاد فرمها و قالبهای ( مدارك ) در گردش سازمان  به كار می رود . هر كاربری كه مجوز دسترسی به تولید كننده فرمها را داشته باشد می تواند بسته به نیاز خود و یا سازمان ؛ فرمهایی را ایجاد كند . پس از تعریف ، این فرم ها در یك ساختار درختی آرشیو می شوند تا جهت استفاده های بعدی قابل بازیابی باشند . نمونه هایی از امكانات این بخش به شرح زیر می باشد :

1.امكان تعریف و ویرایش فرمهای مختلف با اقلام پویا طبق Layout  درخواستی كاربر .

2.امكان آرشیو فرمهای تعریف شده در ساختار درختی جهت استفاده در سازمان .

3.امكان چاپ فرمهای تعریف شده طبق Layout درخواستی كاربر .

4.امكان جستجوی پویا روی فرمها .

5.امكان تعریف انواع فیلدهای فرم از قبیل : متن ، اعداد صحیح و اعشاری ، تاریخ شمسی و میلادی ، لیست انتخابی ، لیست انتخابی وابسته به پایگاه اطلاعاتی ، تصویر ، فایل شامل عكس ، فیلم ، صدا و . . . .

6.امكان ایجاد نسخه های مختلف از یك فرم

7.پشتیبانی از استانداردهای ایزو (ISO)

فرمهای تعریف شده جهت ورود و نمایش اطلاعات در زیر سیستم مدیریت مدارك  ( E-DMS) و جهت نمایش اطلاعات در مدیریت گردش كار مورد استفاده قرار می گیرند

>> مدیریت گردش كار ........WorkFlow Management System

  مدیریت گردش كار ، هسته مركزی سیستم میباشد و وظیفه اجرای گردش كارها را بعهده دارد.. با معرفی كاربران در بخش مدیریت امنیت كاری بصورت اتوماتیك ، سیستم یك كارتابل الكترونیكی برای استفاده كننده از سیستم ایجاد مینماید تا كلیه كارهای در دست اقدام ، كارهای ارجاع شده ، كارهای حذف شده و .   شخص جهت انجام مراحل بعدی قابل انجام باشد.كلیه كارهای ایجاد شده در سیستم از طریق این ماژول به شركت كنندگان در گردش كار ارجاع میشود .نمونه هایی از امكانات این بخش به شرح زیر است:

1.امكان ارجاع كارهای دریافتی بر اساس گردش كار اتوماتیك یا دستی

2.امكان ارجاع به صورت اصل ، رونوشت ، رونوشت مخفی و جهت اطلاع

3.امكان به گردش درآوردن مدارك موجود در آرشیو ( بخش مدیریت مدارك )

4.امكان بازیابی كارهای حذف شده

5.امكان تعیین مهلت پیگیری و پیگیری كننده

6.امكان آرشیو شخصی مدارك در گردش

7.امكان مشاهده سوابق كار در هر لحظه

8.امكان پیگیری كارهای ارجاع شده

9.امكان ارجاع گروهی

10.امكان جستجو در كارتابل بصورت پویا

11.امكان انتقال نتایج جستجو در محیطهای دیگر

>> مدیریت فكس و پست الكترونیك   

 Fax  & E –Mail Management

در این زیر سیستم می توان كلیة نامه های الكترونیكی و یا فكس ها ( مستقل از فرمت آنها ) را به صورت Offline  و Online  دریافت و در زمان مناسب اقدام به ارسال آنها نماید ؛ امكان فكس و پست الكترونیكی جهت نامه های رسمی ، قراردادن آنها در چرخة‌اداری سازمان و یا انتقال آن به مدیریت گردش كار ،  ارتباط با مخاطبین را به حد مطلوبی رسانده است .

امكان این قسمت شامل موارد زیر میباشد :

1.امكان ارسال و دریافت فكس به صورت خودكار .

2.تعیین زمان الویت برای ارسال فكس های متعدد .

3.مشاهدة فكس های دریافتی سازمان در كارتابل  مربوطه و ارجاع آنها به فرد مورد نظر .

4.امكان ارسال و دریافت نامه های الكترونیكی(E –Mail )

5.قابلیت دریافت نامه های الكترونیكی و تبدیل آنها به نامه و قرار دادن آنها در چرخة اداری

 مدیریت پشتیبانی اطلاعات و مدارك  

>> Back up & Restore Management

به منظور پشتیبانی از اطلاعات سیستم ، ضروریست نسبت به ذخیرة آنها در محیط دیگری اقدام گردد تا در مواقع اضطراری مورد استفاده قرار گیرند . به نمونه ای از امكانات سیستم در زیر اشاره شده است :

1.1.امكان تهیة‌نسخه های پشتیبانی (Backup ) طبق زمانبندی كاربر به صورت اتوماتیك .

2.امكان تهیة‌نسخه های پشتیبانی (Back up ) دستی در مواقع لزوم .

3.امكان بازیابی اطلاعات ذخیره شده .

4.امكان تهیة پشتیبان به صورت اتوماتیك در زمانهای مختلف و مكانهای مختلف .

5.امكان تنظیم درختواره های سیستم جهت تسریع در بارگذاری تحت وب

>> فرمول های شماره گذاری..........Security Management

با توجه به اینكه بخش تولید كننده فرم در سیستم بصورت پویا (Dynamic) و تحت وب طراحی گردیده است و كاربر با توجه به نیاز سازمان اقدام به طراحی فرمهای مورد نظرش مینماید و نظر به اینكه كلیه فرمها در سیستمها ( صرفنظر از ایزو بودن آنها ) باید دارای شماره در قالبهای خاص سازمان باشند لذا این بخش جهت تعریف و ذخیره فرمولهای شماره گذاری سازمان در نظر گرفته شده است.با امكانات گسترده این بخش ، كاربر در صورت داشتن مجوز دسترسی میتواند فرمولهای شماره گذاری فرمها را به سیستم معرفی نماید .این فرمولها هنگام تعریف فرمها به آنها نسبت داده خواهند شد و هنگام ورود اطلاعات روی این فرمها ، سیستم بصورت اتوماتیك با استفاده از فرمول انتخابی، فرم مورد نظر را شماره دهی خواهد نمود.

امكانات این بخش شامل موارد زیر است :

•امكان تعریف انواع فرمولهای فارسی و لاتین بدون محدودیت در تعداد

•امكان تعریف شماره شروع ایندكس فرمول مورد نظر

•امكان ایجاد فاصله در شماره گذاری (Gap)

•امكان انتخاب اقلام مورد نظر مانند سال ، ماه ، . . . با فرمتهای مختلف در بخشهای مختلف فرمول مورد نظر

>> تولید گزارشات پویا...........Report Generator

جهت تهیه گزارشات متنوع این زیر سیستم امكانات بسیار گسترده با رابطهای كاملا فارسی در اختیار كاربر قرار میدهد و اپراتور به سهولت میتواند گزارشات مورد نظرش را ساخته و در صورت تمایل آنها را در سیستم ذخیره نماید.امكانات این بخش شامل موارد زیر است :

1.امكان انتخاب فیلدهای مورد نظر  توسط كاربر

2.مرتب سازی و فیلترینگ

3.امكان تعریف Layout   مورد نظر كاربر برای گزارش

4.امكان اعمال شروط مختلف وذخیره آنها جهت استفاده مكرر در گزارش های بعدی

5.قابلیت انتقال نتایج گزارش به Word و Excel و ...

6.قابلیت چاپ نتیجه گزارش

7.قابلیت تهیه گزارش از پرونده ها

8.قابلیت تهیه گزارش از محتویات هر پرونده

9.امكان تهیه گزارشات انتخابی ،  نموداری ، آماری و مدیریتی

 مدیریت جلسات و امور اداری / فردی

>> Session & Task Management

مدیریت جلسات اداری و نیز كار های شخصی ، یكی از مسائلی است كه در اغلب سازمانها در اجرای وظایف محوله مهم جلوه می نماید . زیر سیستم مدیریت جلسات و امور اداری /  فردی  محیطی را فراهم می نماید تا كاربر صرفنظر از سطح تخصص و مهارت های شخصی بتواند در هر زمان و مكان امور مربوط به خود را پیگیری و مدیریت نماید . این زیر سیستم علاوه بر مدون نمودن انواع  كارهای شخصی و ارجاعی  ، تشكیل جلسات را  نیز مكانیزه مینماید . مراحل مختلف تشكیل یك جلسه در این زیر سیستم شامل ؛ هماهنگی زمانهای آزاد  افراد ، دستورات پیشنهادی برای جلسات قبل از تشكیل و آرشیو صورتجلسات می باشد .

نمونه ای از امكانات سیستم به شرح زیر می باشد :

1.ارائة تقویم شخصی با قابلیت نگهداری قرارهای ملاقات و به طور كلی برنامة روزانه ، هفتگی ، ....

2.امكان ارسال دعوتنامه برای مدعوین

3.امكان یاد آوری قرارها .

4.امكان جستجوی زمانهای خالی افراد .

5.ورود اطلاعات كارهای در دست انجام با كلیة جزئیات و اطلاعات .

6.امكان تعریف جلسات .

7.امكان تعیین میزان پیشرفت كار

8.امكان تهیة صورتجلسه