قابلیتهای اتوماسیون اداری تحت وب

چاپ مي كنمچاپ مي كنم

آنچه براي مديران سازمانها به ارمغان مي آيد ، حذف روالهاي و فرآيندهاي مكاتباتي كند ونيز سرعت و دقت در پاسخ گويي و ارجاعات به موقع در سازمان است. با استقرار سيستم اتوماسيون اداري و گردش مكاتبات سازمان الكترونيكي سيگما+ ، اولين گام حركت به سمت سازمان بدون كاغذ Paperless برداشته مي شود و كليه نامه نگاري ها ونقل و انتقال مكاتبات سازماني بر روي بستر اينترنت، مكانيزه خواهد شد.  به برخي از قابليتها در زير اشاره شده است:



اطلاعات پايه

»   امكان تعريف موجوديتهاي مكاتباتي  اعم از  نامه،فاكس،تلگرام،يادداشت،حكم و...
»   امكان تعريف انواع دبيرخانه هاي محلي بدون محدوديت در تعداد
»   امكان تعريف انواع بايگاني هاي محلي بدون محدوديت در تعداد سطوح طبقه بندي
»   امكان تعريف دستگاه ها واشخاص (حقيقي و حقوقي) طرف مكاتبه بصورت درختي و بدون محدوديت در تعداد سطوح
»   امكان تعريف چارت داخل سازمان به همراه مشخصات سمتهاا بصورت درختي و بدون محدوديت در تعداد سطوح
»   امكان تعريف چارت خارج سازمان شامل نام و سمت مسئولان دستگاه ها واشخاص (حقيقي و حقوقي) طرف مكاتبه
»   امكان تعريف گروه هاي طرف مكاتبه و تخصيص كاركنان يا واحدهاي سازماني به گروه ها (جهت تسهيل در امر تبادل مكاتبات)
»   امكان تعريف جانشين براي هريك از مسئولان ارجاع و پيگيري وامكان تفويض اختيار كاربران
»   مكان تعريف ناظر بر كارتابل جهت مديران و كنترل كارتابل افراد از طريق مسئولين رده بالاتر
»   امكان تعريف انواع فرمولهاي شماره گذاري بدون محدوديت در تعداد آنها و ارتباط آنها به دبيرخانه هاي مورد نظر جهت قالبهاي شماره دهي نامه ها
»   امكان تعريف ومديريت اسناد سازماني (غير از نامه ) مانند صورتجلسات، روشها و دستوراالعملهاي اداري ، آيين نامه ها، فرمها و...
»   امكان تعريف آدرس پست الكترونيكي ، آدرس پستي وشماره تلفن كاربر (دفترچه تلفن)
»   امكان تعريف مشخصات سازمان هاي مخاطب
»   امكان استفاده از تقويم به صورت شخصي و عمومي
»   امكان تعريف انواع طبقه بندي ، ارجحيت نامه ها و بايگاني هاي محلي بصورت نامحدود و مطابق نياز سازمان
»   امكان تعريف گروه هاي كاربري و گروه هاي سمتي جهت تسهيل در امر مكاتبات
»   امكان تعريف ساختارهاي بايگاني سازمان مطابق با ساختارهاي موجود بصورت كاملا پارامتريك و درختي بدون محدوديت در سطوح و تعداد

 

عمليات مربوط به نامه هاي وارده  
»   امكان ثبت مشخصات نامه وارده شامل شماره ، تاريخ ،موضوع،شرح، فرستنده ، تاريخ وساعت ورود نامه و...
»   امكان ثبت مشخصات فرستنده ،گيرنده ،توزيع كننده و ثبت كننده نامه (جهت رديابي فيزيكي نامه)
»   اختصاص شماره انديكاتور به همراه تاريخ ثبت به صورت خودكار توسط سيستم
»   امكان ثبت نامه هاي مرتبط اعم از پيرو ،بازگشت و عطف
»   امكان تصوير برداري از نامه و پيوستهاي آن از طريق پويشگر (Scanner ) و يا از طريق الصاق فايلهاي الكترونيكي
»   امكان خواندن نامه از طريق فايل واز طريق اسكن كردن نامه ويا دريافت از طريق فاكس توسط سيستم
»   امكان ايجاد ارتباط مابين نامه هاي داراي پيرو،باگشتي و عطفي
»   امكان دريافت فاكس از طريق سيستم بصورت خودكار و تبديل آن به نامه
»   امكان الصاق انواع ضمائم وپيوستها شامل متن ،عكس ،فيلم ، صدا و . . .  به نامه مورد نظر
»   امكان پاراف نويسي متعدد با سطح دسترسي كنترل شده

عمليات مربوط به نامه هاي صادره
»   امكان ثبت مشخصات نامه صادره شامل شماره،تاريخ،موضوع،شرح ، گيرنده نامه ، نوع تحويل و ...
»   امكان ثبت اطلاعات مربوط به ارجاع نامه صادره
»   امكان صدور نامه به دستگاه هاي اجرائي واشخاص (حقيقي و حقوقي) با حفظ سابقه
»   امكان تايپ و ويرايش نامه ها توسط ويرايشگر داخلي و ارتباط با نرم افزار Microsoft Word   از داخل سيستم
»   امكان تهيه پيش نويس نامه و تصحيح مكرر آن تا مرحله نهائي با حفظ كليه سوابق مرحله پيش نويس
»   امكان ثبت نامه هاي مرتبط اعم از پيرو،بازگشت و عطف
»   امكان شماره گذاري نامه صادره مطابق با ساختار شماره گذاري مورد نظر سازمان از طريق ارتباط دبيرخانه با بخش فرمولهاي شماره گذاري در سيستم
»   اختصاص شماره انديكاتور به همراه تاريخ ثبت به نامه صادره بصورت خودكار توسط سيستم
»   امكان ارسال نامه از طريق فاكس بصورت خودكار توسط سيستم

عمليات مربوط به پيگيري و رديابي مكاتبات و كارهاي اداري
»   امكان پيگيري نامه ها و روند حركت آنها در تمام واحدهاي سازمان بر اساس اقلام مورد نظر كاربر
»   امكان تعيين مهلت اقدام پاسخ براي هرنامه وارده ، صادره ، داخلي ، كارها ،دستورها ويا پيامهاي ارجاع شده   
»   امكان پيگيری اتوماتيك توسط سيستم از طريق آلارمهاي هشدار دهنده
»   امکان پيگيری و رديابی مکاتبات سال های گذشته
»   امكان پيگيري نامه ها از طريق پورتالهاي سازماني مشتريان
»   امكان دريافت نظرات و پيشنهادات جهت تحقق  سيستم تكريم ارباب رجوع در سازمانها

 

عمليات مربوط به گردش مكاتبات و كارهاي اداري
»   امكان پشتيباني روش هاي مختلف گردش مكاتبات  (متمركز ،نيمه متمركزو غير متمركز)
»   امكان ايجاد كارتابل الكترونيكي و امكان مشاهده كارتابل توسط افراد مجاز
»   توزيع الكترونيكي نامه ها به مسئولان و ارجاع آنها از طريق كارتابل
»   امكان اعلام دريافت نامه جديد به كاربران جهت كنترل كارتابل
»   امكان ارجاع رونوشت مخفي به كاربران
»   امكان سفارشي سازي كارتابل جهت كارها و نامه هاي دريافتي جهت سهولت در پيگيري كارهاي ارجاعي
»   امكان استفاده و كنترل مركزي تاريخ در كليه مراحل گردش مكاتبات (درج تاريخ مشاهده توسط مسئول انجام كار، تعيين شروع اقدام ، تاريخ انتظار پاسخ،دوره پيگيري و...)                 
»   استفاده از جديد ترين  متد قلم نوري براي سهولت در كار مديران
»   امكان استفاده از قلم نوري در پاراف و ارجاع نامه
»   امكان محدود سازي كاربران براي استفاده از قلم نوري 
»   امكان كنترل و پيگيري گردش ارجاعات شامل فهرست ارجاع دهندگان و اقدام كنندگان به صورت درختواره
»   امكان تاثيرگذاري تغييرات تشكيلاتي در ساختار دبيرخانه ها (انحلال ،تشكيل ،ادغام و تجزيه) از طريق در نظر گرفتن History براي پستها و فعال و غير فعال كردن آنها
»   امكان ثبت نامه هاي بدون شماره مانند درخواست هاي شخصي يا نامه هاي ارباب رجوع

عمليات مربوط به بايگانی
»   امکان کنترل درخواست و ارسال نامه ها از بايگانی و بلعكس و امکان بازيابی محل نامه در هر لحظه
»   امکان ايجاد طبقه بندی موضوعی جهت پرونده های بايگانی
»   امکان به گردش انداختن نامه های بايگانی شده
»   امکان ايجاد پرونده های شخصی جهت کاربران
»   امکان ايجاد پوشه در كارتابل پيش نويس، دريافتي و....
»   امکان ايجاد کپی های متعدد از يک نامه و بايگانی آن ها در پرونده های مختلف
»   امکان ايجاد طبقه بندی موضوعی(موضوع اصلی و زير موضوع)جهت پرونده های بايگانی

عمليات مربوط به گزارش ها و مشاهدات
»   امکان تهيه گزارش های دلخواه به صورت پارامتريک و امکان چاپ ، ذخيره سازی و بازيابی نتايج گزارش گيری
»   امکان گزارش گيری از مکاتبات صادره ، وارده و داخلی و گزارش از گردش نامه در سازمان
»   امکان گزارش گيری از نامه های در دست اقدام و مکاتبات بدون پاسخ 
»   امکان ايجاد انواع گزارش های اجرايي ، آماری و مديريتی
»   امکان نمايش نتايج گزارش ها به صورت نمودارهای مختلف
»   امکان مشاهده عملکرد کاربران ( وضعيت سرعت يا تاخير در انجام کارها و علل آن )
»   امکان گزارش گيری و مشاهده دفتر تلفن و نشانی های پستی و آدرسهاي الکترونيکي
»   امکان انتقال خروجيهاي برنامه به  بيش از 20 فرمت فايلهاي رايج

عمليات مربوط به مكاتبات داخلي
»   امكان ايجاد،پيگيري و كنترل مكاتبات داخلي بين واحدها
»   امكان تنظيم جلسات داخلي سازمان توسط سيستم ( مشخص كردن زمان، مكان، موضوع، افراد مدعوو در جلسه،تعيين مسئول جلسه و تجهيزات مورد نياز و فعال كردن يادآوري براي اطلاع افراد مدعوو در جلسه)
»   امكان ثبت به همراه اطلاعات آن نظير ارجاع كننده، زمان انجام و...

عمليات مربوط به ارتباطات
»   امکان ثبت و ارسال پيام ها ( بهمراه متن ، صوت و تصوير ) و نمايش پيام های موجود و دريافت شده
»   امکان ارسال پيام های اطلاعاتی در سطح گروه ها ، واحد ها ، و کاربران
»   امکان ارتباط کاربران با سيستم از طريق شبکه جهانی اينترنت
»   امكان ايجاد تابلو اعلانات جهت پيامهاي عمومي و اخبار (قابليت تعريف سايت خبر)

پروتكل ECE
»   امكان تبادل اطلاعات بين دبيرخانه دو سازمان
»   تبديل اطلاعات دريافتي از طريق ECE به نامه به صورت اتوماتيك

ارسال پيامكSMS
» سيستم Alarmاز طريق ارسال پيامك روي تلفن همراه

 

امکان جستجو و بررسی
»   امکان جستجوي سريع و دسترسي يه نامه ها و سوابق آنها به صورت پارامتريک بر اساس کليه فيلدهای اطلاعاتی